jueves, 30 de abril de 2009

Más allá del email: herramientas tecnológicas para comunicarse en el trabajo a distancia

Aporte realizado por Carolina Salinas

Hoy es frecuente la formación de grupos de trabajo con miembros ubicados en distintas partes del mundo. Así, la distancia genera ciertas complejidades de comunicación que no existen en equipos que trabajan cara a cara. Afortunadamente, la tecnología ofrece algunas soluciones para que puedan operar (casi) como si estuvieran en la misma oficina...

Por Rubén Altman y Adrián Eidelman

La comunicación entre integrantes de un equipo de trabajo es siempre problemática. Y la comunicación entre miembros de un equipo distribuido geográficamente lo es aún más. Algunos de los factores que acentúan las dificultades son:

Horario de trabajo: Los diferentes husos horarios reducen las horas de solapamiento del equipo. Esto dificulta cuestiones triviales, como coordinar las agendas para una reunión.

Idioma: Si hablamos español y los demás miembros del equipo, inglés, será difícil entendernos.

Cultura: "¿Por qué desde Nueva Delhi movían constantemente la cabeza diciendo que no mientras yo hablaba en videoconferencia?" De haber sabido que, en la India, este gesto se usa para afirmar, habría cambiado significativamente la tonalidad de la reunión.

Espacio físico: Cuando finalmente hemos logrado coordinar un horario para la reunión con el equipo de Shanghai, ¿cómo hacemos para mostrarles la presentación en PowerPoint que hemos preparado?

(Des)confianza: ¿Realmente está trabajando hoy el equipo en Hungría? ¿Cómo es posible que sea el mediodía y todavía no hayan respondido nuestro email?

En nuestra experiencia trabajando con equipos distribuidos geográficamente, hemos encontrado que muchos de estos problemas pueden atenuarse a través de ciertas medidas: intentar que los miembros se conozcan cara a cara, facilitar clases de inglés, brindar información sobre la cultura de los integrantes de otras regiones y asegurarse de que todos tengan clara la visión del proyecto.

Si bien el buen management y el componente humano sean probablemente los factores más importantes para el éxito, también es fundamental brindar la infraestructura adecuada para que los miembros del equipo puedan sobrellevar mejor la distancia.

La Web 2.0 y las nuevas tecnologías brindan una serie de herramientas (muchas veces gratuitas) que permiten resolver estos problemas.

Email: Es quizá el medio de comunicación más usado (y abusado) del momento. Bien utilizado rinde muchísimos frutos. Mal utilizado, convierte cuestiones triviales en problemas insolubles. No es recomendable utilizar únicamente el email para comunicarse con el equipo remoto. Es preferible combinarlo con el teléfono, el chat y las demás herramientas expuestas en este artículo.

Telefonía (IP): No deberíamos subestimar el poder del teléfono. Es todavía una de las formas más cercanas a la comunicación cara a cara y puede resolver, en minutos, asuntos que podrían insumir días enteros de intercambios de emails.

El costo de las llamadas internacionales se ha reducido drásticamente en los últimos años. Es también relativamente sencillo conseguir un teléfono local correspondiente a otra ubicación geográfica. Así, estando en Buenos Aires, podemos utilizar un número local londinense para comunicarnos con el equipo británico, tal y como si estuviésemos llamando desde allí.

Algunas de las empresas que brindan este servicio masivamente son VoipTalk, SkypeIn y Rebtel. Existen también servicios específicos para teléfonos en Argentina, como los que dan HolaArgentina o Metrotel.

Mensajería instantánea: Los populares Microsoft Messenger, Yahoo Instant Messenger y Google Talk son utilizados casi sin excepción en toda relación de trabajo a distancia. La mayoría brinda, además del clásico chat, la posibilidad de comunicarse por voz, y en algunos casos mediante video chat, lógicamente sin incurrir en ningún costo adicional. Skype, pese a ser más conocida para comunicarse por voz, también provee funcionalidad para chatear.

El chat, como complemento de la comunicación oral, facilita la comprensión cuando se dialoga con alguien con quien no compartimos el idioma o cuando no comprendemos bien el acento. También va almacenando el registro de las conversaciones, por lo que se va generando cierta documentación informal sobre el avance del proyecto y las decisiones que se vayan tomando.

Web Conferencing: Los servicios de conferencias web permiten mantener reuniones donde los asistentes están ubicados en lugares físicos diferentes. Permiten típicamente comunicarse por audio, video y chat, compartir presentaciones y aplicaciones con los demás asistentes (es decir, mostrarles la planilla de cálculo que tenemos abierta en nuestro escritorio) y enviar archivos. Algunos de estos servicios son WebEx, Microsoft Live Meeting, DimDim (gratuito hasta 20 asistentes), GoToMeeting y Vyew (también es gratuito hasta 20 participantes).

Documentos Online: Servicios que permiten "hostear" y compartir documentos de texto, planillas de cálculo, presentaciones y otros tipos de documento en línea. Entre los más destacados podemos hallar a Google Docs y Zoho.

Wikis: Facilitan que los miembros del equipo compartan información a través de una web fácilmente editable. El ejemplo de wiki por excelencia es Wikipedia, donde cualquier usuario puede agregar o modificar información. Algunas plataformas que pueden utilizarse para la implementación de wikis son Confluence, Assembla, WetPaint o TikiWiki.

Desktop Sharing: Permiten a otros usuarios ver y manejar nuestra computadora como si estuviesen sentados trabajando en ellas. Esto abre las puertas para mostrar lo que estamos haciendo en un momento dado y para trabajar conjuntamente sobre una misma aplicación con alguien ubicado remotamente. Pueden utilizarse VNC, Team Viewer, Microsoft Remote Desktop, PC AnyWhere…

Otras: Además de lo expuesto, hay cientos de servicios y aplicaciones online que pueden utilizarse para facilitar el trabajo a distancia: pizarras (Scriblink, Skrbl), mapas de ideas (WebOfWeb, MindMeister), calendarios (Google Calendar, Kiko), source control e integración continua si estamos desarrollando software (Assembla, Subversion, TeamCity, Hudson...).

En definitiva, este es un listado no exhaustivo de las herramientas disponibles para el trabajo a distancia. Desde luego, cada equipo elegirá las que mejor se adapten a su organización, presupuesto y forma de trabajo.

No obstante, siempre hay que considerar que las herramientas son un factor necesario pero no suficiente para el éxito. Si no abordamos los elementos de management y organización de proyecto que mencionamos al principio, probablemente cualquier inversión en estas tecnologías resulte inefectiva.

Por más sofisticadas que sean las salas de videoconferencias que instalemos en Buenos Aires y Mumbai, el equipo no podrá aprovecharlas si nunca consigue organizar una conferencia.

Rubén Altman y Adrián Eidelman
Directores de Kinetica Solutions